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Fucionários sob vigilância.

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Fonte: atarde.

Além de resultar em demissões por justa causa, a falta de critério para a utilização de ferramentas como e-mail e programas de mensagens instantâneas pode desencadear danos materiais, demissões por justa causa e ações na Justiça.

Decisão recente do Tribunal Superior do Trabalho (TST), instância máxima da Justiça do Trabalho passa a permitir que empresas exerçam monitoramento sobre o e-mail dos funcionários. O parecer do TST acompanha uma tendência mundial. Segundo pesquisa realizada nos Estados Unidos pela Sociedade de Administração de Recursos Humanos (SRHM), a maioria das empresas já vem exercendo algum tipo de vigilância sobre o e-mail dos funcionários.

Foi este o caminho adotado pela empresária Rosana Marques, proprietária de uma empresa que oferece serviços de escritório virtual em Salvador. Ela revela que se viu forçada a instalar um sistema de acesso remoto para conter abusos da utilização da internet pelos funcionários.

O acesso a sites e a utilização do correio eletrônico passou a ser controlado e vigiado. O Micro soft Messenger – apontado como o grande problema da empresa – foi abolido definitivamente. “Tínhamos problemas constantes envolvendo a utilização do software de mensagens instantâneas“, frisa.

CONVERSAS – Segundo Rosana, alguns funcionários permaneciam plugados no Messenger durante todo o expediente. Freqüentemente, eram atraídos para conversas particulares com amigos e familiares. Outro problema apontado pela empresária era a enxurrada de solicitações de pequenos favores enviadas online por clientes da empresa.

Os clientes também reclamaram.

Para não comprar briga com ninguém, foi necessário muita conversa. “Cheguei até a exibir o log (arquivo com a íntegra das mensagens trocadas) para mostrar como bate-papos via internet consumiu o tempo dos funcionários.

O uso dos computadores e da internet no horário do almoço chegou a ser facultado aos funcionários, mas a experiência acabou sendo descontinuada. “No início imperava a sensação de estarem sempre sendo vigiados, mas, aos poucos, os funcionários foram se acostumando com a situação“, conta Rosana Marques.

Embora o diálogo seja apontado pelos especialistas como um recurso importante na conscientização e educação dos funcionários, o melhor caminho para evitar a má utilização é a definição de políticas rigorosas para utilização do computador e da internet.

REGRAS – Para Walter Palma, especialista em gestão da tecnologia da informação, o melhor caminho para evitar a má utilização de computadores é um esforço conjunto entre o departamento de informática e o setor de recursos humanos para a criação de regras.

Como práticas que podem trazer resultados, Palma relaciona a criação de login e senha personalizados para cada funcionário. “Esta estratégia protege tanto a empresa quanto o funcionário, que deixa de correr o risco de ser acusado de algo que não cometeu já que todas as atividades realizadas no computador da empresa ficam registradas em um computador central“, explica. Para aumentar a segurança, as senhas devem ser trocadas periodicamente.

Para controlar a utilização da internet, Palma indica a utilização de um servidor prox y, computadores que podem ser regulados para filtrar e bloquear a navegação em sites que possam oferecer riscos à imagem da empresa ou provocar dispersão de funcionários.

“Sites de entretenimento, como o Orkut , e de jogos são as maiores ameaças“, diz. Outra fonte potencial de transtorno são os sites de compras, que atraem os funcionários para longos passeios virtuais que acabam consumindo o tempo que deveria ser dedicado às atividades da empresa.

Vantagem em vida real

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Rosana Marques informa que empresas prestadoras de serviços representam mais de 90% dos clientes

A sede é virtual, mas o lucro é real. O conceito dos escritórios virtuais, espaços compartilhados que servem para abrigar várias empresas, se consolida cada vez mais como uma alternativa. A vantagem é grande principalmente para novos negócios, mas empresas estabelecidas e até multinacionais descobrem vantagem com o serviço.

Economia com o Escritório Virtual

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Fonte: Correio da Bahia.

Tudo isso é oferecido pelo Escritório Virtual, também conhecido com EV, que foi a primeira central de negócios nestes moldes a se instalar em Salvador. Esta é uma realidade já consolidada, que proporciona benefícios, principalmente, aos empreendedores nos primeiros anos de vida do negócio. É uma solução de empreendedorismo largamente já utilizada nos Estados Unidos e Europa.

Segunda a diretora geral, Rosana Marques, o Escritório Virtual conta atualmente com mais de 400 clientes, 260 deles fixos. Além de Salvador, a empresa expandiu sua área de atuação para Lauro de Freitas. “O EV conta com uma equipe composta por secretárias que se dedicam a atender os clientes através do mais moderno sistema de comunicações com linhas individualizadas e atualização de dados. Há salas de reuniões, computadores com internet a cabo e um ambiente claro e muito bem decorado. Se precisar de uma sala extra é só ligar e agendar”, disse.

A empresa que participa de um Escritório Virtual tem várias possibilidades de pacotes de serviços, com valores diferenciados, a partir de R$ 75,00. Marques lembra que despesas como pagamento de IPTU, aluguel, condomínio, luz, por exemplo, são compartilhados e os custos ficam equilibrados. “Todos ganham e em tempo de dificuldades e competição acirrada, ter uma estrutura leve é fator de sucesso”, ressalta. A economia pode chegar a 80% em relação aos custos de uma empresa com sala própria.