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Sistema possibilita trabalho conjunto em tempo real

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por RODRIGO VILAS BÔAS
rvilasboas@grupoatarde.com.br

Embora pareça uma inovação tecnológica recente, a videoconferência existe desde os anos 70, mas está vivendo agora o seu período mais intenso de crescimento, graças ao uso de tecnologias digitais e à oferta de linhas adequadas para a sua implementação pelas companhias telefônicas.
O objetivo principal da tecnologia é colocar em contato, através de um sistema de vídeo e áudio, duas ou mais pessoas separadas geograficamente, com a utilização de webcams e microfones.

A maioria das videoconferências atuais envolve o uso de uma sala em cada localidade geográfica, dotada de uma videocâmera especial e facilidades para apresentação de documentos. Em alguns sistemas, simula-se uma reunião como se todos os participantes estivessem na mesma sala, ao redor de uma mesa.

Quando é de alta qualidade, um sistema de videoconferência utiliza linhas digitais do tipo ISDN – Integrated Services Digital Network, um sistema de conexões de telefone digital projetado para emitir voz e vídeo com uma velocidade rápida. O nome comercial do sistema depende do Estado ou da empresa.

INSTAL AÇÃO – Instalar uma videoconferência não é uma tarefa das mais complicadas, embora exija conhecimento técnico. “Antes de implantar a tecnologia, é conveniente que a empresa consulte um profissional capaz de criar um projeto que atenda às suas reais necessidades”, salienta Max Rheinschmitt, administrador de redes da Bymax.com.

Existem projetos para comunicação ponto a ponto e comunicação para até quatro pontos (a mais comum). O primeiro permite reunir até 14 pessoas em uma mesma conferência. Neste caso, pode-se dispor de dois equipamentos VSX 5000 (um para cada localidade) e duas assinaturas mensais do serviço ISDN (uma para cada localidade).

A Estado da Arte cobra R$ 20.624 pelo projeto ponto a ponto. Já o projeto para até quatro pontos sai por R$ 60.210. O preço engloba a aquisição de um equipamento VSX 7800 (para a matriz) e três VSX 5000 (um para cada filial). “O mais comum é a compra dos equipamentos e a assinatura de um serviço ISDN”, explicou Roberta Castellar, da Estado da Arte. A assinatura custa em torno de R$ 600. O sistema ainda não está acessível a todas as empresas, sobretudo as pequenas e médias.

Distantes, mas conectados

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por RODRIGO VILAS BÔAS
rvilasboas@grupoatarde.com.br

Para algumas pessoas, mais que um friozinho na barriga, a idéia de voar, por si só, é apavorante. Não por acaso, executivos que necessitam encarar uma ponte aérea pelo menos uma vez por semana, e mais longas horas de espera nos aeroportos, estão optando pela realização de videoconferênc i a s. Aliás, desde o acidente com o avião da Gol, no ano passado, quando a crise aérea estourou no País, as empresas vêm utilizando outros mecanismos para realizar suas reuniões. E não é que a “moda” pegou de vez?

ALTERNATIVAS – A Infinity Officing Network, empresa sediada em São Paulo e que possui salas de videoconferência em várias capitais do País, por exemplo, registrou aumento de 38,5% no uso da tecnologia em julho deste ano, em comparação ao mês anterior.

Ainda como conseqüência do acidente da TAM, a busca de alternativas de comunicação corporativa ganhou um novo impulso. Especializada em fornecimento de soluções para reuniões online, a empresa paulista ENG registrou um aumento de 150% na procura pelas licenças do Adobe Connect – ferramenta utilizada nas comunicações, conferências e treinamentos corporativos pela internet.

Para driblar o caos aéreo, até empresas ligadas ao ramo de turismo estão optando pelas salas de videoconferência para realizar reuniões com pessoas localizadas em diferentes regiões. É o caso da Evel, uma agência de viagens que mantém contato com parceiros e até mesmo clientes pelo meio eletrônico.

“Dessa forma, reduzimos custos em até 40%, sem falar no ganho de tempo”, comenta o diretor da empresa, Caio Guimarães. Na Bahia, a situação não é diferente.

Do ano passado até o momento, a Estado da Arte, uma das principais empresas do segmento tecnológico, por exemplo, registrou um incremento de 30% na procura pelo serviço. “E já faz algum tempo que a demanda tem sido maior”, assinala a gerente comercial da empresa na Bahia, Roberta Sant’Ana Castellar. Além de vender equipamentos e oferecer soluções de comunicação corporativa, a Estado da Arte aluga salas para executivos participarem de reuniões.

O preço do aluguel pela utilização do espaço por uma hora varia de R$ 600 a R$ 1.400, a depender do tipo de ambiente e do número de pessoas que podem ser acomodadas. Fazem parte da clientela grandes empresas, como a Petrobras.Existem opções mais em conta.

A Escritório Virtual (EV) cobra de R$ 13 a R$ 20 pela hora da utilização do espaço. Existem salas para até 20 pessoas e com monitor de 42 polegadas. A Shell é uma das 400 clientes da empresa. “Utilizar as salas é uma forma encontrada para reduzir custos e ganhar tempo”, considera Rosana Marques, uma das sócias da EV.

CRESCIMENTO – Apesar do crescimento da utilização da tecnologia para manter contato simultâneo com dezenas de pessoas em pontos distintos, Roberta Santana e Rosana Marques acreditam que a utilização das salas de videoconferência tende a crescer.

“Tem executivo que ainda desconhece como a tecnologia funciona”, explica Roberta. “Não se tem muito conhecimento da estrutura de uma videoconferência. O pequeno empreendedor às vezes viaja daqui a São Paulo para participar de um encontro. É desnecessário”, pondera Rosana.

Na avaliação de André Gustavo Barbosa, coordenador de Educação do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), seção Bahia, o segmento das pequenas e médias empresas ainda desconhece a importância da videoconferência. A entidade, inclusive, disponibiliza salas para as empresas parceiras realizarem reuniões utilizando a tecnologia.

Boa parte das empresas de grande porte, por sua vez, adotou a videoconferência há muitos anos e já possui salas com estrutura projetada para incorporar a tecnologia. É o caso da Dow Brasil. Para o diretor de relações institucionais da empresa, Marconi Oliveira, a importância da videoconferência se deve, sobretudo, à tomada de decisões em curto espaço de tempo e à redução de custos.“Graças à tecnologia, participo de reuniões três a quatro vezes por semana sem precisar me deslocar”, diz. Segundo ele, embora a Dow Brasil disponha de salas equipadas há 10 anos, a utilização do recurso se intensificou nos últimos cinco anos.

Lançamento da Editel com Max Gehringer

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Nesta última segunda-feira (23/07), a Casa de Eventos Unique abrigou o coquetel e palestra do consultor Max Gehringer no lançamento da Lista Telefônica Salvador 2007/2008 da Editel Publicar, em paralelo ao Clube Empreendedor.

A nossa gerente Rosana Marques, foi uma das convidadas para este grande evento, por sempre estar em sintonia com a Editel como anunciante assídua da Lista Telefônica Salvador impressa e digital.

Max Gehringer, através da palestra ministrada com base no livro de sua autoria “A Comédia Corporativa”, traz a verdade com muito talento e bom humor. Faz o retrato fiel das relações interpessoais no dia-a-dia das grandes corporações. Não diz apenas o que pensa, fala sobre o que conhece. Afinal, passou por empresas com a Pepsi-Cola, Elma Chips e Pullman/Santista. Em 1999, foi eleito um dos 30 executivos mais cobiçados do mercado. Hoje é colunista das revistas VIP, Você e Exame.

Fucionários sob vigilância.

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Fonte: atarde.

Além de resultar em demissões por justa causa, a falta de critério para a utilização de ferramentas como e-mail e programas de mensagens instantâneas pode desencadear danos materiais, demissões por justa causa e ações na Justiça.

Decisão recente do Tribunal Superior do Trabalho (TST), instância máxima da Justiça do Trabalho passa a permitir que empresas exerçam monitoramento sobre o e-mail dos funcionários. O parecer do TST acompanha uma tendência mundial. Segundo pesquisa realizada nos Estados Unidos pela Sociedade de Administração de Recursos Humanos (SRHM), a maioria das empresas já vem exercendo algum tipo de vigilância sobre o e-mail dos funcionários.

Foi este o caminho adotado pela empresária Rosana Marques, proprietária de uma empresa que oferece serviços de escritório virtual em Salvador. Ela revela que se viu forçada a instalar um sistema de acesso remoto para conter abusos da utilização da internet pelos funcionários.

O acesso a sites e a utilização do correio eletrônico passou a ser controlado e vigiado. O Micro soft Messenger – apontado como o grande problema da empresa – foi abolido definitivamente. “Tínhamos problemas constantes envolvendo a utilização do software de mensagens instantâneas“, frisa.

CONVERSAS – Segundo Rosana, alguns funcionários permaneciam plugados no Messenger durante todo o expediente. Freqüentemente, eram atraídos para conversas particulares com amigos e familiares. Outro problema apontado pela empresária era a enxurrada de solicitações de pequenos favores enviadas online por clientes da empresa.

Os clientes também reclamaram.

Para não comprar briga com ninguém, foi necessário muita conversa. “Cheguei até a exibir o log (arquivo com a íntegra das mensagens trocadas) para mostrar como bate-papos via internet consumiu o tempo dos funcionários.

O uso dos computadores e da internet no horário do almoço chegou a ser facultado aos funcionários, mas a experiência acabou sendo descontinuada. “No início imperava a sensação de estarem sempre sendo vigiados, mas, aos poucos, os funcionários foram se acostumando com a situação“, conta Rosana Marques.

Embora o diálogo seja apontado pelos especialistas como um recurso importante na conscientização e educação dos funcionários, o melhor caminho para evitar a má utilização é a definição de políticas rigorosas para utilização do computador e da internet.

REGRAS – Para Walter Palma, especialista em gestão da tecnologia da informação, o melhor caminho para evitar a má utilização de computadores é um esforço conjunto entre o departamento de informática e o setor de recursos humanos para a criação de regras.

Como práticas que podem trazer resultados, Palma relaciona a criação de login e senha personalizados para cada funcionário. “Esta estratégia protege tanto a empresa quanto o funcionário, que deixa de correr o risco de ser acusado de algo que não cometeu já que todas as atividades realizadas no computador da empresa ficam registradas em um computador central“, explica. Para aumentar a segurança, as senhas devem ser trocadas periodicamente.

Para controlar a utilização da internet, Palma indica a utilização de um servidor prox y, computadores que podem ser regulados para filtrar e bloquear a navegação em sites que possam oferecer riscos à imagem da empresa ou provocar dispersão de funcionários.

“Sites de entretenimento, como o Orkut , e de jogos são as maiores ameaças“, diz. Outra fonte potencial de transtorno são os sites de compras, que atraem os funcionários para longos passeios virtuais que acabam consumindo o tempo que deveria ser dedicado às atividades da empresa.

Vantagem em vida real

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Rosana Marques informa que empresas prestadoras de serviços representam mais de 90% dos clientes

A sede é virtual, mas o lucro é real. O conceito dos escritórios virtuais, espaços compartilhados que servem para abrigar várias empresas, se consolida cada vez mais como uma alternativa. A vantagem é grande principalmente para novos negócios, mas empresas estabelecidas e até multinacionais descobrem vantagem com o serviço.