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Escritórios virtuais oferecem facilidades e redução de custos

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Fonte: A Tarde.

Esse “milagre” é possível graças a um serviço em expansão nas grandes cidades de todo o mundo, o escritório compartilhado, conhecido como escritório virtual. Em Salvador existem cerca de 35 empresas que oferecem o serviço.

A estrutura é simples: algumas salas de reunião com capacidade para 3 ou até 10 pessoas, por vezes um auditório e uma recepção. Esta estrutura é compartilhada e atende a dezenas de empresas ao mesmo tempo, e o cliente só paga pelo pacote – os preços variam de acordo com os serviços incluídos – e o mínimo pode chegar a R$ 80. Dependendo da opção do cliente, ele pode desembolsar até mais de R$ 700, com direito a serviços extras como aluguel permanente de salas e estacionamento, ligações locais e serviço de office boy.

Os pacotes básicos geralmente oferecem domicílio fiscal (endereço para que a empresa seja legalizada), atendimento telefônico e entrega de correspondência. Tudo operacionalizado por meio de um sistema considerado por muitos pequenos empresários e autônomos a razão de sua sobrevivência. É o caso de Adilson José Vieira, que presta serviço na área de segurança de sistemas e contratou o serviço de um escritório virtual.

“Como a minha empresa sou eu sozinho, eu só queria um lugar para receber correspondências e pagar contas, pouca coisa”, explica. Seu gasto fixo – que, segundo o próprio cálculo passaria de R$ 800 – foi reduzido a R$ 100, valor pago por um pacote. “É muito barato. Recomendo e defendo”, empolga-se. Especialmente no caso de profissionais liberais, autônomos em início de carreira e micro-empresários, o escritório compartilhado é apontado por consultores e clientes como a melhor solução.

A versatilidade dos escritórios virtuais é tamanha que até mesmo grandes empresas consolidadas em seus ramos e com sedes em diversos locais recorrem aos serviços quando precisam realizar alguma atividade itinerante, como explica a diretora executiva e proprietária de um dos escritórios virtuais pioneiros em Salvador, o EV, Rosana Marques. Segundo a empresária, que abriu o negócio há 12 anos, empresas como Natura e Braskem foram clientes “passantes”, como classifica as que contratam serviços por curto período.

“Às vezes uma empresa precisa realizar um processo seletivo, uma reunião, que não pode ser em sua sede, às vezes distante do centro da cidade, e recorre ao nosso serviço”, revela Rosana, que mantém seu escritório na Avenida Tancredo Neves, centro financeiro de Salvador. Também são clientes dessa natureza empresas de fora do Estado que apenas alugam instalações para reuniões ou seleções por curto período.

Segundo a gerente do Escritório Virtual All Serv, também localizado na Avenida Tancredo Neves, Janine Guedes, empresas que têm base operacional em locais desfavorável costumam recorrer ao escritório. “Não é bom, por exemplo, para uma empresa, fazer uma reunião em São Caetano ou no pólo Petroquímico”, afirma.

Localização e estrutura – Para quem deseja investir em um escritório virtual, a localização é um dos pontos mais importantes. Em Salvador, os locais preferidos são Centro, Comércio, Avenida ACM e a região da Avenida Tancredo Neves. A estrutura montada revela o porte e quantidades das empresas que podem fazer parte da clientela.

O EV, que tem uma carteira com mais de 500 clientes, com predominância de empresas de comunicação e marketing, engenheiros civis, representantes comerciais, empresas prestadoras de serviço, possui seis salas de reunião com capacidade de 2 a 10 pessoas, e um auditório para até 20 pessoas. A equipe é composta por seis atendentes.

Já no All Serv tem de 100 a 120 clientes, entre os quais 80% são advogados autônomos. Aa estrutura conta com duas salas de atendimento padrão (do tipo consultório médico) e uma de reunião, além da recepção. Devido ao perfil dos “locatários”, que geralmente atendem pessoalmente seus clientes, a discrição é ponto chave para a empresa. Segundo a gerente, alguns até fazem questão de agir como se estivessem em um escritório tradicional.

Para o professor universitário e consultor do Sebrae, Abdon Rosado, só há vantagens. “Não há desvantagem, é pura redução de custos”, garante. Ele lembra ainda que a opção pelo esritório compartilhado pode salvar a carreira de profissionais e a vida de muitas empresas de pequeno porte. A única ressalva que faz é sobre a atividade dos clientes: esse tipo de escritório só pode abrigar empresas de serviços, já que não comportam estoque, não se presta ao comércio varejista. Por causa do tipo de atividade – uma empresa de soluções em comunicação e tradução – a diretora executiva e proprietária Jaqueline Moreno contratou o serviço do EV há mais de oito anos e garante que não pretende desfazer o que chama de “parceria”.

“A economia de compartilhar um espaço quando você não precisa de uma sede fixa é enorme”, garante. Para assegurar o bom atendimento aos clientes, montou um escritório em casa, como suporte, e se diz plenamente satisfeita, mesmo sem uma sede fixa, e acredita que o espaço compartilhado até melhora a qualidade do serviço que presta. “Com o escritório virtual eu tenho mais mobilidade, o que no meu ramo é essencial”, explica.

Os benefícios são tantos que Jaqueline se tornou entusiasta do serviço. “Hoje o escritório virtual se tornou um centro de cooperação organizacional, todo mundo sai ganhando”, opina. Segundo ela, os próprios clientes nem sabem que optou por compartilhar o espaço com outras empresas, e não vê nenhum inconveniente no serviço. “Os clientes falam mais comigo pelo celular, raramente ligam para o escritório”, revela.

Para Rosana Marques, que comemora o pioneirismo e a consolidação no mercado, quem pretende se aventurar no ramo dos escritórios virtuais deve atentar para alguns detalhes. Em primeiro lugar, destaca a boa localização. Além disso, o uso de um bom software também é um diferencial. Em sua empresa, um programa de computador permite que os clientes tenham atendimento personalizado – quando alguém liga, é recebido como se tratasse do escritório particular de quem deu o contato – e agiliza todo o serviço de transmissão de recados.

Rosana revela ainda que os escritório virtuais também funcionam como incubadoras de empresas. “Temos muitos clientes que saíram porque cresceram”, afirma. Para a diretora executiva Jaqueline Moreno, mesmo depois de se firmar no mercado, o serviço de um escritório virtual continua sendo indispensável. “Até penso em montar uma estrutura fixa, para outro tipo de negócio, mas nunca vou deixar de ter um escritório virtual, é um ótimo negócio”, elogia.

Conheça alternativas para o usuário doméstico

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Ao contrário das videoconferências em salas especiais, ela não exige equipamentos específicos e caros. Uma alternativa é a audioconferência, uma reunião somente com conexão de voz.

Apesar da aplicação inicialmente ser voltada às empresas, usuários domésticos também encontram grandes vantagens na utilização da videoconferência. O serviço pode ser utilizado, por exemplo, para se comunicar com parentes distantes. Outra aplicação é o monitoramento de residências, filhos e escritórios.

Para se realizar uma videoconferência em casa, é preciso possuir uma webcam, que custa de R$ 35 a R$ 180, com variações na qualidade e funções. Um programa de comunicação instantânea, como o MSN Messenger (http://br. msn.com/) e o Yahoo Messenger (http://br.messenger.yahoo. com/) é necessário. Outro requisito importante é a banda larga, pois a qualidade de transmissão depende da velocidade da conexão. Segundo a MSN, a velocidade para uma transmissão com qualidade deve ser superior a 128 kbps. Um microfone também será útil; os preços variam entre R$ 4 e R$ 30.

Uma aplicação interessante para a conferência doméstica é a edição de trabalhos acadêmicos e escolares, uma vez que o grupo pode conversar e trocar arquivos entre si. Uma dica é utilizar o Google Docs (http://docsgoogle.com), para os integrantes construírem o texto em conjunto. O Skype (http://www.skype.com/intl/pt/) permite comunicação grátis pela internet através de conexões sobre VoIP (Voz Sobre IP). (RVB)

Sistema possibilita trabalho conjunto em tempo real

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por RODRIGO VILAS BÔAS
rvilasboas@grupoatarde.com.br

Embora pareça uma inovação tecnológica recente, a videoconferência existe desde os anos 70, mas está vivendo agora o seu período mais intenso de crescimento, graças ao uso de tecnologias digitais e à oferta de linhas adequadas para a sua implementação pelas companhias telefônicas.
O objetivo principal da tecnologia é colocar em contato, através de um sistema de vídeo e áudio, duas ou mais pessoas separadas geograficamente, com a utilização de webcams e microfones.

A maioria das videoconferências atuais envolve o uso de uma sala em cada localidade geográfica, dotada de uma videocâmera especial e facilidades para apresentação de documentos. Em alguns sistemas, simula-se uma reunião como se todos os participantes estivessem na mesma sala, ao redor de uma mesa.

Quando é de alta qualidade, um sistema de videoconferência utiliza linhas digitais do tipo ISDN – Integrated Services Digital Network, um sistema de conexões de telefone digital projetado para emitir voz e vídeo com uma velocidade rápida. O nome comercial do sistema depende do Estado ou da empresa.

INSTAL AÇÃO – Instalar uma videoconferência não é uma tarefa das mais complicadas, embora exija conhecimento técnico. “Antes de implantar a tecnologia, é conveniente que a empresa consulte um profissional capaz de criar um projeto que atenda às suas reais necessidades”, salienta Max Rheinschmitt, administrador de redes da Bymax.com.

Existem projetos para comunicação ponto a ponto e comunicação para até quatro pontos (a mais comum). O primeiro permite reunir até 14 pessoas em uma mesma conferência. Neste caso, pode-se dispor de dois equipamentos VSX 5000 (um para cada localidade) e duas assinaturas mensais do serviço ISDN (uma para cada localidade).

A Estado da Arte cobra R$ 20.624 pelo projeto ponto a ponto. Já o projeto para até quatro pontos sai por R$ 60.210. O preço engloba a aquisição de um equipamento VSX 7800 (para a matriz) e três VSX 5000 (um para cada filial). “O mais comum é a compra dos equipamentos e a assinatura de um serviço ISDN”, explicou Roberta Castellar, da Estado da Arte. A assinatura custa em torno de R$ 600. O sistema ainda não está acessível a todas as empresas, sobretudo as pequenas e médias.

Distantes, mas conectados

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por RODRIGO VILAS BÔAS
rvilasboas@grupoatarde.com.br

Para algumas pessoas, mais que um friozinho na barriga, a idéia de voar, por si só, é apavorante. Não por acaso, executivos que necessitam encarar uma ponte aérea pelo menos uma vez por semana, e mais longas horas de espera nos aeroportos, estão optando pela realização de videoconferênc i a s. Aliás, desde o acidente com o avião da Gol, no ano passado, quando a crise aérea estourou no País, as empresas vêm utilizando outros mecanismos para realizar suas reuniões. E não é que a “moda” pegou de vez?

ALTERNATIVAS – A Infinity Officing Network, empresa sediada em São Paulo e que possui salas de videoconferência em várias capitais do País, por exemplo, registrou aumento de 38,5% no uso da tecnologia em julho deste ano, em comparação ao mês anterior.

Ainda como conseqüência do acidente da TAM, a busca de alternativas de comunicação corporativa ganhou um novo impulso. Especializada em fornecimento de soluções para reuniões online, a empresa paulista ENG registrou um aumento de 150% na procura pelas licenças do Adobe Connect – ferramenta utilizada nas comunicações, conferências e treinamentos corporativos pela internet.

Para driblar o caos aéreo, até empresas ligadas ao ramo de turismo estão optando pelas salas de videoconferência para realizar reuniões com pessoas localizadas em diferentes regiões. É o caso da Evel, uma agência de viagens que mantém contato com parceiros e até mesmo clientes pelo meio eletrônico.

“Dessa forma, reduzimos custos em até 40%, sem falar no ganho de tempo”, comenta o diretor da empresa, Caio Guimarães. Na Bahia, a situação não é diferente.

Do ano passado até o momento, a Estado da Arte, uma das principais empresas do segmento tecnológico, por exemplo, registrou um incremento de 30% na procura pelo serviço. “E já faz algum tempo que a demanda tem sido maior”, assinala a gerente comercial da empresa na Bahia, Roberta Sant’Ana Castellar. Além de vender equipamentos e oferecer soluções de comunicação corporativa, a Estado da Arte aluga salas para executivos participarem de reuniões.

O preço do aluguel pela utilização do espaço por uma hora varia de R$ 600 a R$ 1.400, a depender do tipo de ambiente e do número de pessoas que podem ser acomodadas. Fazem parte da clientela grandes empresas, como a Petrobras.Existem opções mais em conta.

A Escritório Virtual (EV) cobra de R$ 13 a R$ 20 pela hora da utilização do espaço. Existem salas para até 20 pessoas e com monitor de 42 polegadas. A Shell é uma das 400 clientes da empresa. “Utilizar as salas é uma forma encontrada para reduzir custos e ganhar tempo”, considera Rosana Marques, uma das sócias da EV.

CRESCIMENTO – Apesar do crescimento da utilização da tecnologia para manter contato simultâneo com dezenas de pessoas em pontos distintos, Roberta Santana e Rosana Marques acreditam que a utilização das salas de videoconferência tende a crescer.

“Tem executivo que ainda desconhece como a tecnologia funciona”, explica Roberta. “Não se tem muito conhecimento da estrutura de uma videoconferência. O pequeno empreendedor às vezes viaja daqui a São Paulo para participar de um encontro. É desnecessário”, pondera Rosana.

Na avaliação de André Gustavo Barbosa, coordenador de Educação do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), seção Bahia, o segmento das pequenas e médias empresas ainda desconhece a importância da videoconferência. A entidade, inclusive, disponibiliza salas para as empresas parceiras realizarem reuniões utilizando a tecnologia.

Boa parte das empresas de grande porte, por sua vez, adotou a videoconferência há muitos anos e já possui salas com estrutura projetada para incorporar a tecnologia. É o caso da Dow Brasil. Para o diretor de relações institucionais da empresa, Marconi Oliveira, a importância da videoconferência se deve, sobretudo, à tomada de decisões em curto espaço de tempo e à redução de custos.“Graças à tecnologia, participo de reuniões três a quatro vezes por semana sem precisar me deslocar”, diz. Segundo ele, embora a Dow Brasil disponha de salas equipadas há 10 anos, a utilização do recurso se intensificou nos últimos cinco anos.

Lançamento da Editel com Max Gehringer

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Nesta última segunda-feira (23/07), a Casa de Eventos Unique abrigou o coquetel e palestra do consultor Max Gehringer no lançamento da Lista Telefônica Salvador 2007/2008 da Editel Publicar, em paralelo ao Clube Empreendedor.

A nossa gerente Rosana Marques, foi uma das convidadas para este grande evento, por sempre estar em sintonia com a Editel como anunciante assídua da Lista Telefônica Salvador impressa e digital.

Max Gehringer, através da palestra ministrada com base no livro de sua autoria “A Comédia Corporativa”, traz a verdade com muito talento e bom humor. Faz o retrato fiel das relações interpessoais no dia-a-dia das grandes corporações. Não diz apenas o que pensa, fala sobre o que conhece. Afinal, passou por empresas com a Pepsi-Cola, Elma Chips e Pullman/Santista. Em 1999, foi eleito um dos 30 executivos mais cobiçados do mercado. Hoje é colunista das revistas VIP, Você e Exame.